Was beim Wechsel der Fahrerkarte oft völlig übersehen wird

Der Wechsel einer Fahrerkarte hört sich auf den ersten Blick nach einem simplen und schnellen Vorgang an. Doch genau bei dieser Denkweise lauern Risiken, wie unter anderem das Übersehen von wichtigen Schritten. So entscheidet beim Fahrerkarte Auslesen der richtige Zeitpunkt darüber, ob Daten vollständig gesichert werden oder verloren gehen.

Das wird beim Wechsel der Fahrerkarte oft völlig übersehen.
(© Marcin82 – Shutterstock.com)

Viele denken, eine neue Karte übernimmt automatisch alle Informationen der alten, oder die gesetzliche Frist beginnt mit dem Wechsel neu. Das ist allerdings ein Fehlschluss. Denn zwischen den Daten auf der Karte und denen im Fahrzeug wird oft nicht klar differenziert. Kennt man diese Punkte nicht, sind Lücken in der Dokumentation vorprogrammiert, die bei einer Kontrolle schnell auffallen. Die folgenden Abschnitte zeigen, worauf es bei einem Kartenwechsel wirklich ankommt und welche Denkfehler sich am einfachsten vermeiden lassen.

Der Grund warum Daten der alten Karte nicht automatisch übernommen werden

Nehmen wir einmal an, eine Fahrerkarte wird ausgetauscht, weil sie abgelaufen, beschädigt oder verloren gegangen ist. In diesem Fall bleiben die bisher gespeicherten Daten nicht automatisch erhalten. Die neue Karte startet leer und übernimmt keine Informationen von der alten. Alles, was auf der bisherigen Karte gespeichert war, muss vor dem endgültigen Austausch ausgelesen und gesichert werden, sonst gehen diese Daten verloren.

Viele gehen fälschlicherweise davon aus, dass die Behörde oder der Kartenhersteller sich um eine Datenübernahme kümmert. Das ist nicht der Fall. Die Verantwortung liegt allein beim Fahrer oder beim Unternehmen. Wer eine neue Karte beantragt, sollte deshalb rechtzeitig einen Plan haben, wie die alte Karte vorher noch ausgelesen wird. Versäumt man diesen Schritt, fehlen später Nachweise, die bei einer Kontrolle verlangt werden können.

Typische Irrtümer beim Wechsel und der 28-Tage-Frist

Egal ob ein Kartenwechsel ansteht oder nicht, es gilt die gesetzliche Frist von 28 Tagen für das Auslesen der Fahrerkarte. Viele verknüpfen diese Frist gedanklich mit dem Zeitpunkt des Austauschs und glauben, dass ein Wechsel automatisch alle offenen Fristen zurücksetzt. Das stimmt nicht. Die Frist läuft einfach weiter, egal ob eine neue Karte beantragt wurde oder nicht.

Was geschieht, wenn die alte Karte kurz vor Ablauf der Frist ausgetauscht wird? In diesem Fall bleibt trotzdem nur das ursprüngliche Zeitfenster, um die Daten zu sichern. Übersieht man diesen Fallstrick erhöht sich das Risiko, dass wichtige Fahrdaten nicht rechtzeitig ausgelesen werden und bei einer Kontrolle fehlen. Moderne Karten speichern zwar deutlich länger als die gesetzliche Mindestfrist vorschreibt, doch sollte sich darauf niemand verlassen. Die 28 Tage bleiben die rechtlich bindende Grenze, an der sich jede Planung orientieren muss.

Warum Verlust oder Defekt der Karte besondere Eile erfordert

Geht eine Fahrerkarte verloren, wird gestohlen oder ist plötzlich defekt, zählt jede Stunde. Anders als bei einem geplanten Austausch bleibt hier keine Zeit, die Daten vorher in Ruhe zu sichern. Denn der Vorfall sollte sofort gemeldet und eine Ersatzkarte beantragt werden. Leider sind die Informationen auf der verlorenen oder beschädigten Karte damit meist unwiederbringlich weg.

Dieses Szenario ist zudem klar rechtlich geregelt: Einem Fahrer ist es erlaubt, ohne Karte höchstens 15 Kalendertage weiterzufahren. Länger darf er das nur, wenn das Fahrzeug erst zum Stützpunkt zurückkehrt. In dieser Übergangszeit müssen die Aktivitäten von Hand dokumentiert werden, etwa durch Ausdrucke aus dem Tachographen mit Namen und Führerscheinnummer. So bleibt die Dokumentation trotz fehlender Karte lückenlos. Wer seine Karte trotzdem regelmäßig ausliest, verliert im Ernstfall deutlich weniger Daten als jemand, der das nur alle paar Wochen tut.

Wo der Unterschied zwischen Kartendaten und Massenspeicherdaten beim Wechsel liegt

Beim Wechsel der Fahrerkarte geht es um die Daten, die auf der Karte selbst gespeichert sind, also Lenk- und Ruhezeiten des jeweiligen Fahrers. Der Massenspeicher im Fahrzeug speichert ähnliche Zeiten ebenfalls, allerdings fahrzeugbezogen statt fahrerbezogen, dazu Geschwindigkeit, Bremsvorgänge und technische Fahrzeugdaten. Ein Kartentausch hat also keinen Einfluss auf diese Fahrzeugdaten, sie bleiben unabhängig davon erhalten und müssen weiterhin eigenständig ausgelesen werden.

Trotzdem verwechseln viele diese beiden Speicherorte und denken, mit dem Sichern der Kartendaten sei automatisch alles erledigt. Das ist ein Irrtum, der bei einer Kontrolle schnell auffällt. Ein Kartenwechsel ersetzt niemals das Auslesen des Massenspeichers, für den weiterhin die 90-Tage-Frist gilt, ganz unabhängig davon, wie oft die Fahrerkarte gewechselt wird. Wer beides sauber trennt und getrennt im Blick behält, vermeidet Lücken in der Dokumentation, die sonst leicht entstehen können.

Warum das Zeitfenster vor der Rückgabe der alten Karte begrenzt ist

Sobald eine neue Fahrerkarte ausgestellt ist, sollte die alte trotzdem nicht einfach beiseitegelegt werden. In Deutschland muss eine abgelaufene Karte nicht sofort an die Ausgabestelle zurückgegeben werden. Fuhrpark-Software oder Lesegeräte können sie in der Regel weiterhin auslesen. Nur im Tachographen selbst funktioniert sie nicht mehr zur Aufzeichnung.

Wichtiger ist eine andere Pflicht: Da bei einer Kontrolle die letzten 56 Tage nachgewiesen werden müssen, muss die alte Karte so lange im Fahrzeug mitgeführt werden, bis die neue Karte selbst 56 Tage an Daten gesammelt hat. Wer das nicht weiß, riskiert bei einer Kontrolle Ärger, obwohl gar keine Daten fehlen.